De 8 praktische bouwstenen voor een vitale vakgroep
Human resources en sociaal management
Ouderenbeleid gaat niet over ouderen!
Voordat je het weet regel je per ouder wordende collega de invulling van ouder worden in je vak. En dat is per persoon verschillend. Hoe doe je dit zonder precedent werking? Hoe doe je dit zonder dat individuele vakgroepleden vroeger vertrekken dan dat vakgroep of collega zelf graag zou willen? Dat is verlies van kennis, ervaring en talent. Vragen over ouderenbeleid gaan vaak over nachtdiensten en werkdruk en soms over privé-werkbalans. Jongere artsen worstelen vaker met privé-werkbalans, maar ook met ervaren werkdruk en invulling van de diensten. De oplossing is dat je dit onderwerp breder trekt naar iedereen in de vakgroep. En nadenkt over loopbaanfase- en levensloopbeleid. Zodat er voor elk vakgroeplid in elke fase van het werkend bestaan mogelijkheden zijn.
Nodig voor goed levensfase & loopbaanbeleid:
- Reglement met afspraken over sabbatical, zorgverlof, flexibele werktijden, flexibel dienstenrooster;
- Dialoog in de vakgroep en onderwerp van jaargesprek.
Al het mooie begint met een goed gesprek
Jaargesprekken komen als het goed is jaarlijks terug. Ze worden vaak wel gevoerd, genoteerd en gearchiveerd. Het moeilijke van jaargesprekken in je vakgroep is dat het collegiale gesprekken zijn. Het zijn op zichzelf staande gesprekken waarvan de vervolg status niet altijd duidelijk is.
De kunst is om de belangrijkste uitkomsten van elk jaargesprek te delen met elkaar in een vakgroep overleg. En waar nodig de vakgroep organisatie aan te passen aan de ambities en de behoeften van alle vakgroepleden. Daarnaast is het van grote waarde dat het vakgroep meerjarenplan in de jaargesprekken aan de orde komt: “Welke bijdrage lever jij aan de uitvoering daarvan en wat heb jij daar voor nodig?”.
Tips voor een efficiënte en waardevolle gesprekkencyclus:
- Organiseer alle gesprekken jaarlijks in een periode van 2 maanden zodat het beeld dat naar voren komt in een vakgroep overleg kan worden gedeeld;
- Stel een gespreksformat op waarin aandacht wordt besteed aan korte termijn acties én aan lange termijn wensen, ideeën en ambities;
- Laat de gesprekken begeleiden door een externe, die de rode draad uit alle gesprekken optekent en die een voorstel voor vervolg kan doen;
- Geef talenten en werkplezier een prominente rol in de gesprekkencyclus en de vervolgacties.
Ken jezelf en ken elkaar
Alle kennis begint bij zelfkennis. En deze zelfkennis is nóg waardevoller als dit gedeeld wordt in de vakgroep. Dit geldt voor medisch inhoudelijke talenten, en zeker ook voor persoonlijke talenten die bepalend zijn voor wie je bent en waar je energie naar uit gaat.
Belangrijk bij talent & energiemanagement in de vakgroep is dat het niet blijft bij een interessante beleidsmiddag en een instrument. Verdeel de rollen en taken in de vakgroep op basis van de aanwezige talenten. Op die manier wordt ook duidelijk dat er mogelijk bepaalde hiaten zijn in de groep. Is er voldoende sociaal talent? Is er voldoende organisatorisch talent? Heeft iemand veel gevoel voor financiën of juist helemaal niemand? Als je dat van elkaar weet kunnen er besluiten worden genomen over taakverdeling en over aanvullen waar dat nodig is.
Kortom, praktisch talent & energiemanagement:
- Geeft inzicht in de dynamiek in de groep;
- Is gericht op de inzet en vitaliteit van de medisch specialisten;
- Is de basis van de inrichting van de vakgroep en de verdeling van rollen en taken.
Zo binnen, zo buiten
In toenemende mate zijn vakgroepen of expertisepijlers onderdeel van zorgnetwerken. De juiste zorg op de juiste plaats, kwaliteit & doelmatigheid en zinnige zorg: al deze ontwikkelingen hebben een samenwerkingscomponent. Als medisch specialist wil je werken in een vakgroep die bekend staat als kundig. Dat gaat over de medisch inhoudelijke kant. Om dit goed tot zijn recht te laten komen zijn capaciteiten nodig op het gebied van communicatie, samenwerken, verbinden en vernieuwen.
Een vakgroep of expertisepijler die zijn huis goed op orde heeft en weet van welke zorg hij is, zal goed in staat zijn de gewenste rol in netwerkzorg te vervullen.
Een goede basis voor een goed imago is:
- Weten van welke zorg je moet zijn als expertisepijler;
- Samenwerken, communiceren en verbinden voortdurend versterken;
- Goed georganiseerde vakgroep.
Bedrijfsvoering en innovatie
Zicht op richting
Bij een professionele vakgroep hoort een meerjarenbeleidsplan en een passende beleidscyclus. Het plan heeft bij voorkeur een vast en overzichtelijk format. Met als onderdelen onder andere medische uitkomstmaten, ken- en stuurgetallen, patiënt perspectief en projecten op het gebied van zorginnovatie en plek van de vakgroep in de zorgketen.
Is het plan eenmaal opgesteld, dan is het van belang om deze plannen uit te voeren en levend te houden. Hier zie je duidelijk de link met de talenten en de ambities van de vakgroepleden. Maak met elkaar een meerjarenplan waar eenieder zich in kan vinden en met plezier aan werkt. Zet daarnaast gedurende het hele jaar een paar keer de voortgang op het jaarplan op de agenda van de vakgroepsvergadering.
Tips voor een dynamisch en plezierig jaarplan proces:
- Start de meerjarenplan cyclus met de BHAG van de vakgroep en verwoord de passie van de vakgroep pijlers;
- Koppel individueel talent en ambitie aan projecten die uit het meerjarenplan komen;
- Maak van de terugkoppeling op de voortgang tijdens de vakgroepsvergaderingen een inspirerend moment waarbij collega’s elkaars ideeën versterken, leren van elkaar en elkaar complimenten kunnen geven.
In voor- en tegenspoed
In een huishoudelijk reglement worden de juridische afspraken vastgelegd. Welke afspraken precies worden opgenomen in het reglement kan per vakgroep verschillen. In het kader van een bloeiende vakgroep is het vooral van belang dat een huishoudelijk reglement duidelijk en begrijpelijk is voor iedereen. En dat er zaken in worden geregeld die aansluiten bij een open en vitale vakgroep. Denk hierbij aan sabbatical regeling, zorgverlof regeling, flexibele werktijden, flexibele diensten.
Een Huishoudelijk Reglement van een vitale vakgroep:
- Sluit aan bij de menselijke maat in de vakgroep en is maatwerk;
- Ondersteunt een dynamische werkwijze en inrichting van de vakgroep gericht op ruimte voor ontwikkeling.
‘Datadriven bevlogenheid’
Besluiten op het gebied van capaciteitsmanagement, bedrijfsvoering en medisch beleid worden kwalitatief beter als er data beschikbaar zijn. De inrichting van een stuur dashboard valt vaak niet mee, omdat er zoveel geregistreerd wordt in zoveel verschillende systemen. En dat kan per vakgebied ook sterk verschillen. Monitoren begint bij registreren. En daar heb je als arts lang niet altijd de regie. Toch is het de moeite waard om bij elk besluit in de vakgroep data te betrekken, zodat de dialoog gaat over emotie én mogelijke onderbouwing. ‘Reckless enthousiasm’ is veel artsen niet vreemd. Een dashboard dat aansluit bij jaarplannen en ambities helpt bij keuzes.
Een dashboard ondersteunt de bevlogenheid in je vakgroep als:
- Het dashboard goed aansluit bij plannen en richting en de data realtime beschikbaar zijn;
- Data een vast onderdeel zijn van de BOB-cyclus (beeld-oordeel-besluit);
- Het de logica van het gevoel ofwel de rationaliteit achter de intuïtie weergeeft;
- Er op basis van dat dashboard goede schuur-momenten in de vakgroep worden georganiseerd.
Vorm volgt inhoud, én mens
Als dokter wil je zo min mogelijk last hebben van overleggen en organisatorische ballast. Daarom is het goed om te werken in efficiënte vakgroep organisatie. De inrichting van een vakgroep volgt de expertisepijlers en de organisatorische dwarsverbanden waarvan Opleiding de meest expliciete is. Werken met een vaste agenda en een jaarplanning voor de pijlers en de vakgroep is een goede eerste stap. Bekijk per pijler welke talenten en energie er aanwezig is. Geef collega’s die goed kunnen organiseren bijvoorbeeld een coördinerende rol. Bedenk ook met elkaar op welke manier je vakgroep- of pijler gebonden taken wil verdelen en of een rooster van aftreden of regelmatige rolwisseling goed werkt.
Tips voor een vitale vakgroep inrichting:
- Beschrijf rollen en taken in je vakgroep goed en stel deze eens in de paar jaar bij;
- Bemens de verschillende rollen en taken op basis van talent en ambitie;
- Faciliteer elkaar bij de persoonlijke ontwikkeling in de diverse rollen.